Quando o cliente deixa de pagar uma nota fiscal no prazo, a empresa precisa acompanhar a dívida e avaliar a chance real de recuperar o valor. O registro contábil deve espelhar a situação do crédito dentro das contas a receber, levando em conta o risco de inadimplência e as normas aplicáveis.
Um ponto importante: o simples atraso não significa que o valor deva ser baixado de imediato como perda. O tratamento depende das circunstâncias da operação, da expectativa de recebimento e do referencial contábil adotado. Além disso, reconhecer uma perda na contabilidade não garante que a despesa seja dedutível na apuração dos tributos.
Como registrar uma nota fiscal não paga
Depois que a venda ou a prestação de serviço já foi reconhecida contabilmente, o valor devido permanece no ativo, em clientes ou contas a receber, até que ocorra o pagamento, uma renegociação ou o reconhecimento da perda segundo os critérios aplicáveis.
Cabe à área financeira ou contábil manter o controle da data de vencimento, do saldo em aberto e das tentativas de cobrança. Esse acompanhamento é o que permite identificar os recebíveis de maior risco e avaliar a necessidade de reconhecer perdas esperadas.
Quando reconhecer uma possível perda
O CPC 48 estabelece os critérios para o reconhecimento de perdas de crédito esperadas em ativos financeiros, o que inclui determinados recebíveis de clientes. A análise deve considerar o histórico de pagamentos, a situação atual do devedor e as perspectivas econômicas.
Para os recebíveis enquadrados na abordagem simplificada da norma, a provisão precisa refletir as perdas esperadas ao longo da vida do crédito. Constituir a provisão não significa que a dívida deixou de existir nem que a cobrança deva ser interrompida.
Como funciona o lançamento contábil
De forma ilustrativa, o lançamento registra a débito a despesa com perdas de crédito esperadas e a crédito a provisão para perdas, conta retificadora do ativo. Os nomes exatos variam conforme o plano de contas de cada empresa.
Se o crédito se tornar irrecuperável e estiverem atendidas as condições para a baixa, a empresa deve efetuar o write-off considerando a provisão já constituída. Caso o cliente venha a pagar depois da baixa, o recebimento também precisa ser registrado.
Documentos que devem ser guardados
A empresa deve manter a nota fiscal e o contrato ou ordem de serviço, boletos e comprovantes de vencimento, e-mails, mensagens e avisos de cobrança, acordos de renegociação e registros de parcelamento, além de eventuais documentos de cobrança administrativa ou judicial.
Essa documentação pode ser exigida para comprovar o cumprimento dos requisitos fiscais caso a empresa pretenda deduzir a perda.
Perda contábil não é dedução automática
Os tratamentos contábil e tributário precisam ser analisados separadamente. Para as empresas tributadas pelo Lucro Real, a dedução de perdas no recebimento de créditos depende de condições previstas na legislação tributária, que podem envolver o valor da operação, o tempo decorrido desde o vencimento, a existência de garantias e as medidas de cobrança adotadas.
Por isso, é possível reconhecer uma perda esperada na contabilidade sem que ela seja imediatamente dedutível para fins de IRPJ e CSLL. O procedimento recomendado é manter o recebível sob acompanhamento, avaliar a probabilidade de pagamento, documentar todas as tentativas de cobrança e revisar os efeitos contábeis e fiscais de forma independente.
Fonte: Com informações de Contábeis
